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Da un lato, il grande vantaggio per freelancer e lavoratori indipendenti è la piena autonomia e la capacità totale di gestire in autonomia orari e carico di lavoro.

Dall’altro, è anche vero che i lavoratori autonomi sono responsabili dell’intero flusso operativo della propria attività: ciò significa che il tempo a disposizione va suddiviso tra numerosi compiti, attività e responsabilità diverse.

Con poco o nessun supporto esterno, i lavoratori autonomi devono destreggiarsi tra tanti impegni che possono facilmente accumularsi, sovrapporsi e ostacolarsi a vicenda.

La gestione del tempo NON riguarda quanto a lungo si lavora, ma come si utilizza il tempo per essere produttivi, far crescere il proprio business ed eseguire le attività senza compromettere la qualità.

In questo senso, la gestione del tempo consiste nel prendere decisioni strategiche su come organizzare l’agenda affinché:

• tutte le scadenze siano rispettate
• i destinatari del lavoro siano soddisfatti dei risultati
   

Come già evidenziato, sebbene i lavoratori autonomi abbiano pieno controllo sul proprio tempo e carico di lavoro, è anche vero che, rispetto ai lavoratori dipendenti, hanno molte più responsabilità da gestire, ad esempio:

• Gestione dei clienti e delle loro richieste
• Organizzazione della logistica e coordinamento con fornitori/distributor
• Promozione del proprio brand
• Monitoraggio delle finanze e della contabilità

Altri problemi comuni che possono compromettere la produttività:

• Sensazione di sopraffazione, procrastinazione e stanchezza mentale
• Mancanza di struttura nel lavoro per evadere gli ordini dei client
• Disallineamento tra capacità operativa e quantità di lavoro da svolgere

La prioritizzazione è essenziale per impostare:

• un programma di lavoro
• una to-do list
• un’agenda precisa

Il programma può essere giornaliero, settimanale o mensile.

È utile avere:

• Una to-do list mensile
• Un’agenda settimanale con le attività giorno per giorno

Fattori da considerare:

• Ritmo medio di esecuzione dei progetti
• Livello di energia disponibile
• Scadenze concordate con clienti e partner
• L’agenda deve restare flessibile per adattarsi a eventi improvvisi.

Nelle prime fasi di sviluppo di un’attività, il multitasking è un compromesso inevitabile per i lavoratori autonomi e indipendenti.

Di per sé, la capacità di gestire più compiti contemporaneamente e di destreggiarsi tra numerose responsabilità e ruoli è una competenza distintiva per freelancer e professionisti autonomi.

Senza il supporto di altre persone, i lavoratori autonomi devono necessariamente contare solo su sé stessi.

Tuttavia, la capacità di fare multitasking dovrebbe essere esercitata in modo consapevole e ragionato…
 

Il multitasking non significa fare il maggior numero possibile di cose contemporaneamente, ma piuttosto:

• Saper organizzare l’agenda
• Dare priorità a compiti e responsabilità
• Assegnare a ciascuna attività le risorse necessarie (tempo, attenzione ed energie)

Altrimenti, essere coinvolti in troppi compiti allo stesso tempo può facilmente avere l’effetto opposto: generare errori, abbassare la qualità del lavoro finale e compromettere l’efficacia complessiva.

Fare pause frequenti è fondamentale anche per una buona gestione del tempo.

Le pause permettono alle persone di decomprimere, ricaricare le energie e tornare al lavoro con mente lucida – una condizione essenziale per prendere decisioni aziendali strategiche e razionali.

Pianificare pause regolari dovrebbe essere una pratica abituale nella gestione del tempo, tanto importante quanto programmare e dare priorità alle attività lavorative.

La procrastinazione e la stanchezza mentale nell’affrontare compiti che normalmente si svolgono con facilità sono due segnali chiari che è arrivato il momento di fermarsi...

• Trascurare le pause può portare a un calo di efficacia ed efficienza del lavoro svolto.

Le pause dovrebbero essere brevi e frequenti, e offrire l’occasione per:

• Recuperare messaggi da amici o familiari
• Distrarre la mente con attività leggere e non stressanti

Come tutte le altre risorse investite e utilizzate in un’attività, anche l’utilizzo del tempo deve essere sottoposto a un accurato processo di analisi e valutazione.

Il time auditing consiste nell’analisi e nel monitoraggio di:

• Il numero di attività svolte in una giornata lavorativa media (o su base settimanale, a seconda del parametro scelto)
• La qualità e la natura di queste attività e il tipo di risultati o impatti che generano
• Il tempo effettivo impiegato per portarle a termine

Questo monitoraggio aiuta i lavoratori autonomi a individuare schemi ricorrenti nel proprio modo di lavorare e nel modo in cui allocano il tempo per gestire agenda e to-do list.

Li aiuta anche a diventare più consapevoli e informati rispetto alle proprie abitudini (buone o cattive), a riconoscere dove sono efficaci e dove no e, soprattutto, a capire se l’agenda e il piano di lavoro possono essere riorganizzati per:

• Reindirizzare meglio i propri sforzi
• Essere più efficienti e rapidi

Il time-blocking è il processo che consiste nel suddividere la giornata lavorativa (cioè l’agenda e il programma giornaliero) in blocchi di tempo distinti, ognuno dei quali dedicato a compiti e attività specifiche.

In questo modo, il lavoratore può concentrare al massimo le proprie energie e risorse per portare a termine determinati compiti o raggiungere obiettivi specifici entro un intervallo di tempo predefinito.
 
I blocchi di tempo dovrebbero essere organizzati in modo flessibile, lasciando spazio per gestire eventuali imprevisti o esigenze urgenti che possono emergere nel corso della giornata.

I blocchi di tempo permettono di:

• Evitare sovrapposizioni e confusione tra compiti e responsabilità
• Dare una struttura ordinata alla giornata lavorativa
• Aiutare a stabilire priorità tra attività e necessità
• Massimizzare la produttività ed evitare un multitasking disorganizzato

 
In generale, è consigliabile pianificare i blocchi di lavoro più intensi al mattino, riservando il pomeriggio per le attività più leggere.
 

Il principio guida del task batching è che attività simili possono essere raggruppate e svolte nello stesso intervallo di tempo.

Questa tecnica aiuta a risparmiare tempo ed energie e a organizzare l’agenda di lavoro in modo più efficace.

Esempi tipici di attività che possono essere raggruppate in questo modo includono:

• Rispondere a email e messaggi
• Controllare le recensioni dei client
• Preparare i contenuti per il calendario social media

Il task batching contribuisce a:

• Snellire il flusso di Lavoro
• Ridurre al minimo distrazioni e interruzioni
• Mantenere concentrazione e continuità

Quando si assegnano blocchi di tempo a gruppi specifici di attività, è importante stabilire quali task abbiano la priorità, in base alla loro importanza e urgenza.
 

Le distrazioni sono nemiche della produttività. Nel contesto lavorativo, le fonti di distrazione possono essere molte: messaggi, email, telefonate, ecc.

Ma le distrazioni possono anche provenire dall’ambiente di lavoro stesso, soprattutto quando si lavora da casa o da spazi non strutturati come un ufficio. Un ambiente che favorisca la concentrazione è fondamentale per mantenere alta l’attenzione, restare produttivi e portare a termine le attività.

Indipendentemente da dove si scelga di lavorare, l’ambiente deve contribuire a ridurre al minimo le distrazioni esterne.

I lavoratori dovrebbero:

• Stabilire dei confini chiari con familiari e amici
• Evitare ambienti rumorosi
• Allestire una postazione di lavoro dedicate
• Disattivare le notifiche

Un ambiente di lavoro comodo e funzionale rende l’attività più piacevole e produttiva: connessione internet veloce, sedia ergonomica, illuminazione adeguata, scrivania spaziosa e ordinata, sono tutti elementi fondamentali per svolgere bene il proprio lavoro, restare motivati e concentrati.
 

Esistono molte abitudini positive che si possono adottare per migliorare la produttività sul lavoro. Queste possono essere suddivise in quattro categorie principali:

• Pianificazione regolare, basata sul carico di lavoro attuale e previsto per un determinato periodo di tempo, e organizzata su base quotidiana, settimanale e mensile
• Miglioramento delle routine lavorative, sfruttando le lezioni apprese e le esperienze precedenti per capire cosa funziona meglio e cosa invece va evitato
• Cura di sé e tutela del benessere mentale e fisico: la produttività cala drasticamente nei periodi di stress prolungato e di lavoro eccessivo
   

Un aspetto chiave della produttività è anche capire come essere più produttivi, ovvero cosa si può fare per ottenere di più in meno tempo. Questo risultato deriva da un processo continuo di miglioramento e apprendimento dall’esperienza. 

In genere:

• più una persona si abitua a svolgere certi compiti e attività
• più acquisisce competenze specifiche
• meno tempo le servirà per ottenere i risultati attesi, con una qualità finale superiore

Un piano di produttività personalizzato implica la definizione, lo sviluppo e l’organizzazione di un programma di lavoro su misura, che tenga conto sia del carico di lavoro complessivo, sia del tempo normalmente necessario per portarlo a termine.

Un piano personalizzato deve considerare anche le preferenze individuali, come le routine quotidiane, la vita privata e gli impegni familiari, con la consapevolezza che non deve mai entrare in conflitto con le aspettative di crescita a lungo termine del business.

Il piano deve essere sufficientemente flessibile da adattarsi a eventuali imprevisti nella vita personale.

Infatti, un piano di produttività su misura dovrebbe facilitare un ritmo di lavoro coerente e sostenibile, che si adatti sia allo sviluppo professionale del titolare dell’attività, sia alla crescita dell’impresa stessa.

Si possono adottare tecniche e abitudini diverse, sperimentando ciò che è più adatto al contesto specifico, in relazione alla traiettoria di sviluppo dell’attività.

Il primo passo per costruire un piano di produttività personalizzato è individuare le aspettative e i risultati desiderati, ad esempio:

Sprecare il meno tempo possibile in attività che non generano valore diretto per il business

• Dedicare più tempo alla famiglia e agli amici nei giorni feriali
• Completare un numero minimo di attività al Giorno
• Acquisire almeno X nuovi clienti al mese

Qualunque sia la natura di questi obiettivi, essi devono essere:

• Specifici e chiari
• Realistici e raggiungibili
• Misurabili in un determinato arco temporale

Nessun piano può funzionare senza obiettivi. Questi possono essere adattati e modificati nel tempo, in base alle nuove circostanze: l’importante è lavorare concretamente per raggiungerli e monitorare regolarmente i progressi.
 

Il modo più semplice e pratico per organizzare l’agenda lavorativa consiste nel:

• Annotare tutte le attività da completare entro fine giornata
• Tenere traccia e identificare le attività da completare entro la Settimana
• Definire obiettivi da raggiungere entro la fine del mese

Avere una routine quotidiana e settimanale è fondamentale per mantenere continuità nel lavoro, fare progressi costanti, e suddividere il carico di lavoro in flussi più gestibili.
Ciò aiuta anche a trovare il giusto spazio per la cura di sé e per la vita personale.

L’agenda giornaliera e settimanale deve tener conto:

• delle energie disponibili
• del carico di lavoro previsto nel breve periodo

L’agenda deve essere motivante ma realistica e, soprattutto, non deve essere una fonte di stress, bensì uno strumento di supporto alla gestione del tempo e alla produttività.

• Trello. Strumento di gestione delle attività che utilizza bacheche e schede per organizzare visivamente compiti e progetti. 
• Asana. Strumento di project management che aiuta i team a organizzare, monitorare e gestire il lavoro. 
• Todoist. Gestore di attività pensato per aiutare le persone a organizzare le to-do list e collaborare su compiti condivisi. 
• RescueTime. App per la produttività che traccia il tempo trascorso su app e siti web, fornendo report dettagliati sulla gestione del tempo. 
• Clockify. Strumento gratuito di time-tracking per team e freelancer, con funzioni per monitorare le ore fatturabili e la produttività. 
• Toggl. Tool per il monitoraggio del tempo che aiuta team e singoli a misurare il tempo impiegato su attività e progetti differenti. 
• Evernote. App per prendere appunti che supporta anche la gestione delle attività, la pianificazione di progetti e l’archiviazione di note per migliorare la produttività. 
• Google Calendar. Strumento di calendario e pianificazione che aiuta a organizzare riunioni, attività e promemoria. 
• Notion. Spazio di lavoro all-in-one estremamente versatile dove puoi scrivere, pianificare, collaborare e organizzarti. 
• Microsoft To Do. App di gestione delle attività che consente di creare, gestire e dare priorità ai propri compiti e to-do list. 
• Forest. App di produttività originale che incoraggia a restare concentrati facendo crescere alberi virtuali. 
• Habitica. App per la gestione delle attività che trasforma le to-do list e le abitudini in un gioco di ruolo per aumentare motivazione e produttività.